BlueRockTEL

Le dossier de facturation

Le dossier de facturation constitue la base de la facturation récurrente avec BlueRockTEL.

BlueRockTEL permet de créer autant de dossiers qu'il est nécessaire pour un même client : en fonction de la manière dont vous souhaitez présenter vos factures, cela permettra par exemple de distinguer plusieurs sites (c'est le cas le plus courant) mais il peut aussi s'agir de plusieurs catégories de services. Une option dans la fiche client vous permet de préciser si vous souhaitez produire une facture par dossier, ou regrouper les différents dossier du client dans une seule facture. En choisissant cette seconde option, les factures présenteront sur une page distincte les éléments de facturation relatifs à chacun des dossiers.

Le dossier de facturation comprend trois parties essentielles : les éléments généraux du dossiers, les éléments de facturation initiale ou ponctuelle, et les élements de facturation récurrente.

Les élements généraux du dossier

Dans cette partie, on précisera d'abord le statut du dossier. Seuls les dossiers "actifs" donneront lieu à facturation.

On continuera avec le site de facturation, dont on pourra préciser non seulement le nom, mais aussi l'adresse complète. A noter que certains utilisateurs de BlueRockTEL n'utilisent pas le site comme une notion géographique, mais pour distinguer différentes catégories de services, par exemple un dossier pour la maintenance informatique et un autre pour les services Telecom.

Vous pourrez préciser ensuite qui sont les "acteurs" du dossier : ceci est d'autant plus important si vous entendez utiliser les fonctions de suivis d'installations et d'emails automatiques intégrées à BlueRockTEL. Vous devrez notamment indiquer qui est le commercial, l'ADV, le technicien pour chaque dossier. Les équipes plus structurées indiqueront également un manager de facturation et un manager technique. Si vous utilisez des apporteurs d'affaires, vous pouvez également les renseigner dans cette partie.

Les informations commerciales regroupent quant à elles tout ce qui concerne la méthode de paiement du dossier, le mandat de prélèvement SEPA, sa date de signature, le compte bancaire à prélever. Vous pouvez également indiquer un solde créditeur avant facture, le cas échéant. Vous préciserez également ici les dates de début, et de fin, le cas échéant, des services ainsi que la fréquence de facturation.

Toujours dans les élements du dossier, vous pourrez indiquer les éléments de tarification par catégorie : téléphonie VoIP, téléphonie VGA / VGT et téléphonie mobile. A noter que ces éléments sont pré-renseignés en fonction de vos paramètres par défaut lors de la création d'un nouveau dossier, mais qu'il vous est possible de les modifier pour chacun de vos dossiers de facturation.

Les éléments de facturation initiale ou ponctuelle

Dans les éléments de facturation initiale, vous saisirez tout ce qui a vocation à n'être facturé qu'une seule fois. Il s'agit bien entendu des frais de mise en service ou du matériel vendu au démarrage du contrat, mais aussi de tous les éléments facturés ponctuellement au cours de la vie du dossier (vente de matériel, intervention sur site...)

Les élements de facturation récurrente

Voici le coeur de votre facturation récurrente : vous allez saisir ici tout ce que vous souhaitez facturer périodiquement au client.